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学校関係の書類を整理、ファイリングシステムを作ってみた

  1. 2011/09/09(金) 18:44:53|
  2. 片づけ・掃除・断捨離
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  4. | コメント:0
PC横のファイルボックスの整理をしました。



入っているのは主に学校から配布されたプリント、自治会や子供会関係の書類もちょっとだけあります。

まずは大きく

・学校関係
・自治会&子供会
・習い事
・その他

の4つに分けました。

そして学校関係はさらに

・提出物 → クリアホルダー
・未完 → クリアホルダー
・完了 → Z式ファイル
・保存・閲覧 → クリアファイル

の4つに分類。

それぞれの状態に合わせて、入れるものも変えました。



提出物や未完のもの(行事のお知らせやしおりなど、行事が終われば不要になるものなど)は一時的なものなので、透明のクリアホルダーへ。

完了は、重要度が低めのお知らせやお便り。
一度目を通せばいいもの。
新しいものをどんどん上に重ねておけるZ式バインダなら、万が一あとで必要になっても時系列で探すことが出来ます。

保存・閲覧は連絡網や年間行事予定など。
必要なときにすぐに見られるクリアファイルが便利です。

テストなどの勉強のプリントは子ども自身に管理させているので、ここには置きません。

学校関係以外のプリントはそれぞれ専用にクリアホルダーを用意。
ほかに必要があれば多少は増えても良いかと思います。



そして一時的な紙入れとして「その他」も用意。
以前はトレーを一時置きにしていましたが、横置きのトレーだとどんどん上に重ねてしまい私には管理できませんでした。
クリアホルダーであれば、数もそんなに増やせないしカオスにはなりにくいかと思います。



処分した書類もけっこうありました。
左の棒のようなものは、PCのキーボードにつけるものですがつかっていないのでしまいます。
捨ててもよさそうですが、いちおう夫のものなので……



アフターです。
保存・閲覧用のクリアファイルはもう少し薄型のものでもよさそう。
でもまああるものをとりあえず使います。

そうそう、クリアホルダーの背の方のラベリングも長さを揃えたので、多少見た目も良くなりました。
すべて同じ色のクリアホルダーなのでラベリングは重要。
数が多ければクリアホルダーの色を変えたりも良いかもしれませんが、今のところ5冊だけなのでラベリングさえしておけば問題ないかな?
あとはメモ用に、クリアファイルの後ろ側にノートを一冊。
ちょっとカラフルなノートなので、隠してあります。

今回の整理整頓を通じてわかったポイントは2つ!

1、細かく分けすぎない
 以前は学校のプリントを細かく分けすぎて、管理しきれなくなりました。

2、書類は縦置き
 横置きはカオス化する可能性あり!

たったこれだけですが、これでかなり我が家の書類事情は改善されました。
ファイリングに関してはいろいろ研究中ですので、またなにか思いついたことがあったら記事にしたいと思います。

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